Bạn đang hoang mang vì giấy tờ không được chấp nhận ở nước ngoài và chưa rõ Apostille là gì? Hãy cùng Việt Uy Tín khám phá quy trình áp dụng cho các công dân Việt Nam để chuẩn bị hồ sơ đúng cách, tránh rắc rối pháp lý.
Định nghĩa Apostille là gì?
Apostille là gì? Đây là một hình thức chứng nhận đặc biệt do cơ quan có thẩm quyền cấp, nhằm xác thực chữ ký hoặc con dấu trên tài liệu công. Chứng nhận này giúp giấy tờ được công nhận hợp pháp tại các quốc gia ký kết Công ước Hague.
Đây là một hình thức chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền cấp, nhằm xác thực chữ ký hoặc con dấu trên tài liệu
Nhiều người thắc mắc Apostille là gì và vì sao nó lại quan trọng. Hiểu đơn giản, đây là dạng “siêu công chứng” quốc tế giúp rút gọn thủ tục xác thực giấy tờ. Bạn chỉ cần một con dấu Apostille duy nhất thay vì nhiều bước rườm rà.
Nhận biết chứng nhận Apostille
Sau khi đã nắm được định nghĩa Apostille là gì, bạn sẽ đến bước tiếp theo là nhận biết chứng nhận Apostille. Để nhận biết chứng nhận Apostille một cách chính xác, bạn cần lưu ý đến hình thức và nội dung tiêu chuẩn của nó.
Chứng nhận Apostille thường là một con dấu hoặc một văn bản đi kèm. Trong chứng nhận Apostille bao gồm 10 mục thông tin được đánh số thứ tự như sau:
1. COUNTRY: Tên quốc gia cấp Apostille.
2. The public document has been signed by…: Tài liệu công này đã được ký bởi…
3. Acting in the capacity of…: Với tự cách / chức danh là…
4. Bears the seal / stamp of…: Mang con dấu của cơ quan…
5. Certified at: Được chứng thực tại
6. the: Vào ngày
7. by: Bởi cơ quan
8. Number: Số chứng thực Apostille
9. Seal / stamp: Con dấu của cơ quan cấp Apostille
10. Signature: Chữ ký của người đại diện cơ quan cấp Apostille
Chứng nhận Apostille thường là một con dấu hoặc một văn bản đi kèmBạn cần kiểm tra và đối chiếu 10 mục trên để xác định tài liệu có được cấp chứng nhận Apostille hợp lệ không. Đồng thời, bạn cần hiểu rõ khi nào phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, yếu tố đặc biệt với công dân Việt Nam.
Phân biệt Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự
Khi cần sử dụng giấy tờ ở nước ngoài, bạn thường băn khoăn không biết nên dùng Apostille hay hợp pháp hóa lãnh sự. Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa hai hình thức chứng nhận này.
| Tiêu chí | Apostille (Chứng nhận lãnh sự) | Hợp pháp hóa lãnh sự (Consular Legalization) |
| Bản chất | Quy trình xác thực một bước duy nhất. | Quy trình xác thực nhiều bước. |
| Phạm vi áp dụng | Chỉ có giá trị giữa các quốc gia thành viên Công ước Hague. | Áp dụng khi có ít nhất một trong hai bên (nước cấp giấy tờ và nước sử dụng giấy tờ) không phải là thành viên Công ước Hague. |
| Cơ quan cấp | Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền. | Bộ Ngoại giao của nước cấp giấy tờ, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán. |
| Quy trình | Đơn giản, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. | Phức tạp, tốn thời gian và chi phí hơn do phải qua nhiều cơ quan. |
Lựa chọn đúng giữa Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo giấy tờ được công nhận hợp pháp tại quốc gia đích.
Việt Nam có phải là thành viên Công ước Hague không?
Đây là câu hỏi then chốt và gây nhiều nhầm lẫn nhất cho công dân Việt Nam khi tìm hiểu Apostille là gì. Tính đến năm 2025, Việt Nam chưa phải là quốc gia thành viên của Công ước Hague 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ.
Tại Việt Nam, không có thủ tục cấp Apostille và cũng không công nhận trực tiếp con dấu Apostille từ các nước khác. Thay vào đó, mọi giấy tờ muốn có giá trị pháp lý giữa Việt Nam và các quốc gia khác đều phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.
- Đối với giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng tại nước ngoài: Giấy tờ phải được chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Việt Nam. Sau đó tiếp tục được chứng nhận tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước sẽ sử dụng giấy tờ đó tại Việt Nam.
- Đối với giấy tờ do nước ngoài cấp để sử dụng tại Việt Nam: Giấy tờ này phải được mang đến Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia cấp để được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi có thể sử dụng hợp lệ tại Việt Nam.
Việt Nam không phải là thành viên Công ước Hague
Tóm lại, hãy luôn ghi nhớ khi giấy tờ có yếu tố Việt Nam, thủ tục bắt buộc là hợp pháp hóa lãnh sự, không phải Apostille. Nắm vững điều này là chìa khóa để tránh những sai sót tốn kém về thời gian và chi phí.
Hướng dẫn chi tiết quy trình cho người Việt Nam
Sau khi xác định được Apostille không có hiệu lực tại Việt Nam, bạn sẽ cần nắm rõ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự. Hãy tìm hiểu các quy trình dưới đây để bạn có thể hoàn tất thủ tục đúng quy định.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ cấp tại Việt Nam đi nước ngoài
Nếu bạn cần sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài, hãy thực hiện đúng quy trình hợp hợp pháp hóa để được công nhận hợp lệ:
Bước 1: Một số loại giấy tờ sao y cần được chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng.
Bước 2: Nộp hồ sơ đã công chứng tại một trong hai nơi để xin chứng nhận lãnh sự:
- Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam (tại Hà Nội).
- Sở Ngoại vụ TP.HCM hoặc cơ quan được ủy quyền tại địa phương.
Bước 3: Sau khi có dấu của Bộ Ngoại giao, bạn mang toàn bộ giấy tờ đi dịch thuật sang ngôn ngữ yêu cầu và công chứng bản dịch.
Bước 4: Nộp cả bản gốc và bản dịch đã công chứng tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia bạn sẽ đến để hợp pháp hóa lãnh sự.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ cấp tại Việt Nam đi nước ngoài
Sau 4 bước này, giấy tờ của bạn sẽ đủ điều kiện sử dụng tại quốc gia tiếp nhận mà không bị từ chối về pháp lý.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam
Nếu bạn có giấy tờ nước ngoài cần sử dụng tại Việt Nam, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự sẽ như sau:
Bước 1: Giấy tờ do nước ngoài cấp cần được xác nhận chữ ký, con dấu tại cơ quan công chứng hoặc cơ quan chứng năng có thẩm quyền tại quốc gia đó.
Bước 2: Sau bước chứng thực, bạn hãy mang tài liệu đến Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia cấp giấy tờ đó để xin đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự.
Bước 3: Sau khi hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự, bạn mang giấy tờ về Việt Nam dịch sang tiếng Việt và công chứng tại Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam
Tuân thủ đúng các quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giúp giấy tờ của bạn được công nhận hợp pháp tại nước ngoài hoặc trong nước. Hãy luôn kiểm tra yêu cầu cụ thể của từng quốc gia để đảm bảo thủ tục được xử lý nhanh chóng.
Danh sách các quốc gia và vùng lãnh thổ tham gia Công ước Hague Apostille 2025
Hiểu rõ Apostille là gì và hợp pháp hóa lãnh sự thôi là chưa đủ. Bạn cũng cần biết quốc gia nào là thành viên của Công ước Hague Apostille. Danh sách mà Việt Uy Tín liệt kê sẽ giúp bạn xác định quy trình phù hợp khi dùng giấy tờ giữa Việt Nam và quốc tế.
| Các quốc gia và vùng lãnh thổ tham gia công ước Hague Apostille | ||
| Albania
Andorra Antigua and Barbuda Argentina Armenia Australia Austria Azerbaijan Bahamas Bahrain Barbados Belarus Belgium Belize Bolivia Bosnia and Herzegovina Botswana Brazil Brunei Darussalam Bulgaria Burundi Cape Verde Chile China, People’s Republic of (Hong Kong & Macau Only) Colombia Cook Islands Costa Rica Croatia Cyprus Czech Republic Denmark Dominica Dominican Republic Ecuador El Salvador Estonia Eswatini (Swaziland) Fiji Finland France Georgia |
Germany
Greece Grenada Guatemala Guyana Honduras Hungary Iceland India Ireland Israel Italy Jamaica Japan Kazakhstan Korea (Republic of Korea) Kosovo Kyrgyzstan Latvia Lesotho Liberia Liechtenstein Lithuania Luxembourg Malawi Malta Marshall Islands Mauritius Mexico Republic of Moldova Monaco Mongolia Montenegro Morocco Namibia Netherlands New Zealand Nicaragua Niue Republic of North Macedonia |
Norway
Oman Palau Panama Paraguay Peru Philippines Poland Portugal Romania Russian Federation Saint Kitts and Nevis Saint Lucia Saint Vincent and the Grenadines Samoa San Marino Sao Tome and Principe Serbia Seychelles Singapore Slovakia Slovenia South Africa Spain Suriname Sweden Switzerland Tajikistan Tonga Trinidad and Tobago Tunisia Turkey Ukraine United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland United States of America Uruguay Uzbekistan Vanuatu Venezuela |
Lưu ý: Canada đã chính thức tham gia Công ước Apostille từ ngày 11/01/2024. Danh sách luôn có thể thay đổi, bạn nên kiểm tra trang web chính thức của HCCH để có thông tin mới nhất.
Nắm rõ các quốc gia thuộc Công ước Hague chính là chìa khóa giúp bạn xử lý hồ sơ quốc tế hiệu quả và hợp pháp.
Câu hỏi thường gặp về Apostille là gì?
Qua bài viết trên, bạn đã có cái nhìn tổng quan về khái niệm Apostille là gì. Tuy vậy, sẽ có nhiều người vẫn còn vướng mắc xoay quanh nội dung này. Hiểu được điều đó, Việt Uy Tín đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp ngay bên dưới đây.
Apostille có thời hạn không?
Con dấu Apostille không có thời hạn cố định. Tuy nhiên, hiệu lực của Apostille phụ thuộc vào thời hạn của tài liệu gốc. Ví dụ một lý lịch tư pháp có giá trị trong vòng 6 tháng thì Apostille cho tài liệu đó cũng chỉ có thời hạn là 6 tháng.
Chi phí xin Apostille khoảng bao nhiêu?
Chi phí xin Apostille rất khác nhau tùy thuộc vào quốc gia cấp và loại giấy tờ. Ví dụ, tại Mỹ, phí xin Apostille ở cấp tiểu bang có thể dao động từ 10 – 50 USD/tài liệu. Tại Úc, phí có thể khoảng 87 AUD/tài liệu. Bạn cần kiểm tra trực tiếp trên trang web của cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại quốc gia đó để biết mức phí chính xác.
Thời gian xử lý chứng nhận Apostille mất bao lâu?
Thời gian xử lý chứng nhận Apostille thường thay đổi đáng kể. Tại một số quốc gia, thời gian xử lý có thể từ vài ngày hoặc lên đến vài tuần, tùy vào khối lượng hồ sơ của cơ quan.
Kết luận
Tóm lại, hiểu rõ Apostille là gì sẽ giúp bạn chủ động trong việc chuẩn bị giấy tờ tại nước ngoài. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc và cần hỗ trợ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Đừng ngần ngại liên hệ Việt Uy Tín để được hỗ trợ nhanh chóng và tiết kiệm thời gian của bạn.
