Hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản chi tiết từ A-Z 2025

Bạn đang gặp khó khăn trong việc hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản giấy tờ Việt Nam dùng tại Nhật và ngược lại? Đừng để những thủ tục rắc rối làm chậm trễ kế hoạch của bạn. Đọc ngay bài viết dưới đây để nắm rõ toàn bộ quy trình hợp pháp hóa chi tiết nhất!

Khái niệm về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là thủ tục hành chính nhằm xác nhận con dấu và chữ ký do cơ quan nhà nước Việt Nam ban hành để có thể sử dụng tại Nhật Bản và ngược lại. Đây là bước đảm bảo tính pháp lý quốc tế cho văn bản, giảm thiểu rủi ro khi cá nhân hay doanh nghiệp làm việc tại Nhật Bản hoặc Việt Nam.

Định nghĩa cơ bản về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Quy trình này diễn ra bắt đầu từ cơ quan ban hành tài liệu, qua Bộ Ngoại giao và cuối cùng là Đại sứ quán. Nhờ vậy, tài liệu của bạn sẽ được thừa nhận tính hợp pháp và đáng tin cậy.

→ Xem ngay: Tìm hiểu hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Các thủ tục & quy trình mới nhất

Danh sách giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, một số giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế và nguyên tắc có đi có lại giữa Việt Nam và Nhật Bản. Dưới đây là danh sách các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:

• Giấy khai sinh
• Sổ hộ khẩu
• Giấy đăng ký kết hôn
• Giấy công nhận giám hộ
• Giấy chứng nhận độc thân
• …

Ngoài các giấy tờ thuộc diện được miễn, hầu hết các loại còn lại vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự mới được công nhận tại Việt Nam và Nhật Bản. Những loại giấy tờ cần làm thủ tục này gồm:

• Bảng điểm, bằng đại học, chứng chỉ,..
• Lý lịch tư pháp
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Hồ sơ bệnh 
• Chứng nhận xuất xứ
• Các loại giấy tờ khác (nếu được yêu cầu)

Tổng hợp các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Bạn nên liên hệ trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn. Đây là bước giúp tránh nhầm lẫn và xác định chính xác tài liệu của bạn có thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự hay không.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam

Nếu bạn có giấy tờ do cơ quan Nhật Bản cấp và muốn sử dụng tại Việt Nam, hợp pháp hóa lãnh sự là quy trình bắt buộc. Toàn bộ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản được thực hiện qua 4 bước sau:

Bước 1: Bạn hãy mang hồ sơ được cấp bởi cơ quan, tổ chức tư nhân tại Nhật Bản đến công chứng tại Văn phòng công chứng để xác thực. Tiếp tục, mang giấy tờ đã công chứng đến Cục pháp chế quản lý văn phòng công chứng để xin con dấu xác nhận của công chứng viên tại đây.

Lưu ý: 

• Riêng các hồ sơ được công chứng tại các Văn phòng công chứng thuộc các tỉnh Saitama, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Chiba, Nagano và Niigata. Bạn có thể xin giấy công chứng và con dấu xác nhận mà không cần đến Cục pháp chế quản lý để xin con dấu xác nhận.
• Các giấy tờ thỏa mãn 3 điều kiện sau sẽ không cần thực hiện bước 1:
• Ngày cấp ghi trên giấy tờ không quá 3 tháng kể từ ngày xin chứng nhận.
• Ghi rõ tên cơ quan, chức danh người phát hành trên giấy chứng từ.
• Trên tài liệu có đóng dấu của cơ quan nhà nước (không phải con dấu cá nhân).

Bước 2: Sau quy trình công chứng tài liệu, bạn cần chuẩn bị hồ sơ để xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản. Danh sách hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai xin chứng nhận lãnh sự 
• Bản gốc/Bản sao giấy tờ đã công chứng
• Bản gốc giấy tờ tùy thân hoặc bản sao nếu gửi qua đường bưu điện.
• Phong bì thư hoặc Letterpack (レターパック) ghi rõ tên và địa chỉ (nếu nhận kết quả qua đường bưu điện).

Sau cùng, nộp toàn bộ tài liệu đã chuẩn bị đến Bộ Ngoại giao Nhật Bản theo địa chỉ:

• Bộ Ngoại giao Nhật Bản: South Building 1F Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
• Thời gian làm việc: 9h30-16h00 từ Thứ hai đến Thứ sáu (trừ các ngày lễ, Tết).

Bước 3: Sau khi hồ sơ đã được chứng nhận lãnh sự, hồ sơ của bạn phải trải qua bước hợp pháp hóa lãnh sự. Thủ tục hợp pháp hóa sẽ được thực hiện tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản. Địa chỉ nộp hồ sơ ở:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: 50-11 Motoyoyogicho, Shibuya, Tokyo 151-0062
  • Thời gian nhận và trả hồ sơ: Sáng 9h30-11h30, Chiều 14h00-16h00 (Từ Thứ hai đến Thứ sáu)
  • Điện thoại liên hệ: (813) 3466-3314
• Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka
  • Thời gian nhận và trả hồ sơ: Sáng 9h00-12h00, Chiều 15h30-17h00 (Từ Thứ hai đến Thứ sáu)
  • Điện thoại liên hệ: +81-72-221-6666

Bước 4: Cuối cùng hồ sơ sau khi được hợp pháp hóa cần được dịch thuật tiếng Việt trước khi sử dụng tại Việt Nam. Bạn có thể dịch thuật công chứng tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật hoặc có thể dịch thuật tại Văn phòng công chứng hợp pháp tại Việt Nam.

Quy trình hợp pháp hóa giấy tờ Nhật Bản dùng tại Việt Nam

Chỉ cần thực hiện đúng và đủ 4 bước mà Việt Uy Tín đã hướng dẫn ở trên, hồ sơ của bạn sẽ được chứng nhận hợp lệ và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Nhật Bản

Tương tự, giấy tờ Việt Nam muốn sử dụng hợp pháp tại Nhật Bản cũng cần hợp pháp hóa lãnh sự. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Giấy tờ, tài liệu cần dịch thuật tiếng Nhật, sau đó mang toàn bộ hồ sơ đến văn phòng công chứng hợp pháp hoặc Phòng Tư pháp để công chứng.

Bước 2: Sau khi dịch thuật công chứng, bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau để thực hiện bước chứng nhận lãnh sự:

• Tờ khai xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
• Bản gốc giấy tờ tùy thân hoặc bản sao nếu nộp qua đường bưu điện.
• Bản gốc và bản chụp giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự
• Phong bì ghi rõ địa chỉ và thông tin người nhận (nếu yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
• Bản gốc/Bản sao các giấy tờ có liên quan

Sau đó, mang toàn bộ hồ sơ đến địa chỉ dưới đây để xin chứng nhận lãnh sự:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao tại Hà Nội: 40 Trần Phú, P.Điện Biên, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ tại Hồ Chí Minh: 06 Alexandre de Rhodes, P.Sài Gòn, TP.Hồ Chí Minh
  • Thời gian tiếp nhận: Từ Thứ hai đến sáng Thứ bảy các ngày trong tuần (trừ lễ, Tết).
  • Thời gian xét duyệt: 1 ngày nếu hồ sơ hợp lệ. Trường hợp số lượng giấy tờ nhiều, thời gian xét duyệt có thể đến 5 ngày.

Bước 3: Để tài liệu của bạn được sử dụng hợp pháp tại Nhật, hợp pháp hóa lãnh sự là bước không thể thiếu. Bạn cần đặt lịch hẹn với Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản hoặc Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam theo các bước như sau:

• Truy cập website của Tổng Lãnh sự quán Nhật và nhấn chọn Đặt hẹn.

• Tiếp theo, chọn mục đích mà bạn muốn đặt hẹn.

• Tại đây, hãy chọn dịch vụ Các loại chứng nhận khác.

• Theo dõi và chọn ngày giờ đặt hẹn. Bạn có thể phân biệt lịch trống như sau:
  • Biểu tượng hình tròn: Còn nhiều lịch trống
  • Biểu tượng tam giác: Chỉ còn một vài chỗ trống
  • Biểu tượng chữ X: Hết chỗ trống

• Sau khi chọn ngày giờ phù hợp, bạn hãy điền thông tin cá nhân tại đây để xác nhận đặt hẹn và sau đó nhấn chọn Trang kế.

• Xác nhận thông tin của bạn tại trang tiếp theo và chọn Đăng ký đặt hẹn.

• Hệ thống sẽ hiển thị mã đặt hẹn của bạn tại đây.

Đến ngày hẹn, bạn hãy mang hồ sơ và mã đặt hẹn đã đặt trước đó và đến Tổng Lãnh sự quán Nhật bản để nộp hồ sơ theo địa chỉ:

• Tổng Lãnh sự quán Nhật tại Hồ Chí Minh: 261 Điện Biên Phủ, P.Xuân Hòa, Hồ Chí Minh
• Thời gian làm việc: 8h30 – 17h15 từ Thứ hai đến Thứ sáu các ngày trong tuần (trừ ngày lễ, Tết)
• Điện thoại liên hệ: 028 3933 3510

Thực hiện đầy đủ các bước trên, hồ sơ của bạn sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Nhật Bản.

Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản 2025

Ngoài tìm hiểu các quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, chi phí cho nhu cầu này cũng là điều được nhiều người quan tâm. Dưới đây là lệ phí mà Việt Uy Tín đã tổng hợp để bạn dễ theo dõi:

Lưu ý: Đây là bảng giá tham khảo và lệ phí sẽ có sự thay đổi. Để biết thông tin chi tiết và cập nhật mới nhất, vui lòng liên hệ với Việt Uy Tín.

Việt Uy Tín – Dịch vụ hỗ trợ tư vấn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Bạn không muốn mất thời gian xử lý những thủ tục rườm rà, dễ sai sót? Hãy để dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại Việt Uy Tín đồng hành cùng bạn với giải pháp trọn gói và nhanh chóng.

Các điểm nổi bật trong dịch vụ của Việt Uy Tín:

• Mỗi hồ sơ được phân tích kỹ theo loại giấy tờ và mục đích sử dụng (du học, kết hôn, định cư, ký kết hợp đồng thương mại…), từ đó lên checklist chi tiết, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian.
• Cập nhật kịp thời quy định mới nhất từ Đại sứ quán Nhật và các cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam. Đảm bảo mọi thông tin đều chính xác, đúng yêu cầu.
• Việt Uy Tín hỗ trợ từ A-Z và tất cả đều được xử lý chuyên nghiệp, hạn chế tối đa rủi ro.
• Cam kết lịch hẹn rõ ràng, khách hàng có thể theo dõi hồ sơ từng bước.
• Toàn bộ chi phí dịch vụ đều ghi rõ trong hợp đồng, không lo phát sinh bất ngờ.

Việt Uy Tín chuyên cung cấp các dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự nhanh chóng và trọn gói

Với Việt Uy Tín, bạn sẽ nhận được một dịch vụ làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản chuyên nghiệp. Bên cạnh đó còn có một người bạn đáng tin cậy, giúp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và thời gian.

→ Bạn có thể tìm hiểu thêm: 

Hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc | Hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc | Hợp pháp hóa lãnh sự Philippines | Hợp pháp hóa lãnh sự Ba Lan | Hợp pháp hóa lãnh sự Malaysia | Hợp pháp hóa lãnh sự Đài Loan | Hợp pháp hóa lãnh sự Đức | Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ | Hợp pháp hóa lãnh sự Singapore | Hợp pháp hóa lãnh sự Canada | Hợp pháp hóa lãnh sự Úc | Hợp pháp hóa lãnh sự Ấn Độ

Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Trong quá trình tìm hiểu và thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, ắt hẳn bạn sẽ gặp nhiều thắc mắc. Chính vì thế, Việt Uy Tín đã tổng hợp câu hỏi và lời giải đáp chi tiết nhất ngay dưới đây.

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản có thời hạn bao lâu?

Thông thường, hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản không có thời hạn cố định. Tuy nhiên, một số cơ quan có thẩm quyền vẫn sẽ yêu cầu thời hạn tài liệu có hiệu lực từ 3- 6 tháng.

Có cần đặt lịch hẹn trước khi đến làm thủ tục tại Đại sứ quán Nhật Bản không?

Để đến Đại sứ quán Nhật làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, bạn bắt buộc đặt lịch hẹn trước khi đến. Quy trình đặt hẹn có thể thực hiện trực tuyến chỉ với vài bước đơn giản và nhanh chóng.

Tại sao phải làm hai bước chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự Nhật?

Quy trình hai bước là thông lệ quốc tế, đảm bảo tài liệu được công nhận giá trị pháp lý. Bước chứng nhận tại Bộ Ngoại giao xác nhận tính hợp lệ của cơ quan cấp tài liệu ban đầu. Sau đó bước hợp pháp hóa tại Đại sứ quán sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của Bộ Ngoại giao là hợp lệ.

Kết luận 

Nắm rõ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản từ khái niệm đến các bước thực hiện sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi chuẩn bị giấy tờ cho kế hoạch của mình. Nếu vẫn lo ngại về quy trình phức tạp, liên hệ ngay Việt Uy Tín để nhận được tư vấn miễn phí về dịch vụ.