Việc điền tờ khai xin visa Nhật có thực sự là rào cản khiến bạn chùn bước khi khám phá xứ sở hoa anh đào? Đừng lo lắng, với hướng dẫn chi tiết dưới đây, việc hoàn thiện mẫu đơn này sẽ trở nên đơn giản hơn bạn nghĩ. Hãy cùng tìm hiểu ngay để tự tin nộp hồ sơ và chạm tay đến visa Nhật Bản!
Giới thiệu về tờ khai xin visa Nhật Bản
Tờ khai xin visa Nhật là biểu mẫu chính thức do Chính phủ Nhật Bản quy định. Thông qua đơn xin visa Nhật này, bạn cần cung cấp thông tin cá nhân, mục đích chuyến đi (du lịch, công tác, thăm thân), lịch trình dự kiến,… Đây là cơ sở đầu tiên để cơ quan lãnh sự Nhật Bản tại Việt Nam đánh giá hồ sơ của bạn.
Tờ khai xin visa Nhật là biểu mẫu chính thức do Chính phủ Nhật Bản quy định
Trong bộ hồ sơ, tờ khai xin visa Nhật giữ vai trò “xương sống”, là tài liệu nền tảng kết nối mọi giấy tờ. Mọi thông tin bạn cung cấp trong các tài liệu khác phải thống nhất với những gì đã kê khai trong tờ khai visa Nhật.
Tải mẫu tờ khai xin visa Nhật Bản mới nhất ở đâu?
Để điền tờ khai xin visa Nhật, việc đầu tiên là bạn phải mẫu đơn chuẩn xác và được cập nhật mới nhất.
➤ Link tải mẫu tờ khai (form mới nhất): https://www.vn.emb-japan.go.jp/files/100475031.pdf
Lưu ý: Các quy định và biểu mẫu có thể thay đổi. Việc nộp một tờ khai xin visa Nhật theo mẫu cũ có thể khiến hồ sơ bị từ chối hoặc yêu cầu làm lại. Do đó, hãy luôn kiểm tra website của ĐSQ/LSQ để đảm bảo bạn đang sử dụng tờ khai visa Nhật mới nhất.
Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai xin visa Nhật Bản
Đã có mẫu tờ khai xin visa Nhật chuẩn, giờ là lúc đi vào phần quan trọng nhất là điền thông tin. Dù có vẻ nhiều mục, nhưng với hướng dẫn chi tiết dưới đây, bạn sẽ nắm vững cách điền tờ khai xin visa Nhật.
Những lưu ý quan trọng trước khi bắt đầu điền tờ khai
Trước khi điền thông tin vào tờ khai xin visa Nhật, bạn cần dành vài phút để nắm vững những quy tắc “bất thành văn”. Đây là những “viên gạch” đầu tiên xây dựng nên một đơn xin visa Nhật hoàn chỉnh:
- Đọc kỹ toàn bộ tờ khai một lượt: Hãy dành thời gian đọc qua tất cả các mục trên tờ khai xin visa Nhật. Việc này giúp bạn hình dung được cấu trúc và tránh bỏ sót thông tin.
- Chuẩn bị đầy đủ thông tin cần thiết: Để tránh việc phải dừng lại giữa chừng để tìm kiếm thông tin, hãy chuẩn bị sẵn các tài liệu quan trọng.
- Hộ chiếu gốc.
- Thông tin cá nhân chi tiết.
- Thông tin chuyến đi dự kiến.
- Thông tin người bảo lãnh/người mời (nếu có).
- Thông tin các lần nhập cảnh Nhật Bản trước đây (nếu có).
- Ngôn ngữ: Toàn bộ tờ khai xin visa Nhật phải được điền bằng Tiếng Anh.
- Chữ viết: Bắt buộc sử dụng chữ in hoa cho tất cả các mục. Viết tay hoặc đánh máy đều được, miễn là rõ ràng, dễ đọc và thống nhất.
- Ảnh thẻ đúng quy chuẩn: Chuẩn bị sẵn ảnh thẻ kích thước 4.5cm x 3.5cm.
- Nguyên tắc “Không tẩy xóa – Sai in lại”: Tuyệt đối không được tẩy xóa, dùng bút xóa hoặc sửa chữa thông tin đã viết sai trên tờ khai xin visa Nhật.
- Trung thực: Khai báo mọi thông tin một cách trung thực. Đặc biệt là các mục liên quan đến tiền án tiền sự, lịch sử xuất nhập cảnh,…
Những lưu ý quan trọng trước khi bắt đầu điền tờ khai
Nắm vững những lưu ý này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi bắt tay vào điền tờ khai xin visa Nhật.
Hướng dẫn điền thông tin chi tiết trên tờ khai xin visa Nhật
Sau khi đã nắm vững những lưu ý, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn điền tờ khai xin visa Nhật hoàn chỉnh.
➤ TRANG 1 (PAGE 1)
- Surname (as shown in passport): Điền HỌ của bạn bằng CHỮ IN HOA, giống hệt như trong hộ chiếu.
- Given and middle names (as shown in passport): Điền TÊN ĐỆM và TÊN của bạn bằng CHỮ IN HOA, giống hệt như trong hộ chiếu.
- Other name(s) (including any other names by which you are or have been known e.g. maiden name, religious name, professional name, alias): điền tên khác, nếu bạn không có tên nào khác, hãy ghi N/A hoặc bỏ trống.
- Date of birth (Day-Month-Year): Điền ngày, tháng, năm sinh theo định dạng ngày-tháng-năm. Ví dụ 01-JAN-1990 (cho ngày 1 tháng 1 năm 1990)
- Place of birth: Điền nơi sinh của bạn. Ghi rõ Tỉnh/Thành phố, Quốc gia. Thông tin này phải khớp với mục nơi sinh trên hộ chiếu.
- Sex: Đánh dấu tick (✓) vào ô tương ứng với giới tính của bạn.
- Marital status: Đánh dấu tick (✓) vào ô tương ứng với tình trạng hôn nhân hiện tại của bạn.
- Nationality or citizenship: Điền quốc tịch hiện tại của bạn.
- Former nationality (if any): Điền quốc tịch cũ của bạn (nếu có). Nếu bạn chỉ có một quốc tịch từ khi sinh ra, ghi N/A.
- ID No. issued to you by your government: Điền số căn cước công dân (CCCD) của bạn.
- Passport No.: Điền chính xác số hộ chiếu của bạn (bao gồm cả chữ cái nếu có).
- Passport type: Đánh dấu tick (✓) vào ô tương ứng với loại hộ chiếu của bạn. Đối với đa số người Việt Nam đi du lịch, công tác thông thường, đó là Ordinary.
- Place of issue: Điền nơi cấp hộ chiếu. Thường là Tỉnh/Thành phố nơi bạn làm hộ chiếu.
- Issuing authority: Điền tên cơ quan cấp hộ chiếu.
- Date of issue (Day-Month-Year): Điền ngày cấp hộ chiếu theo định dạng ngày-tháng-năm.
- Date of expiry (Day-Month-Year): Điền ngày hết hạn hộ chiếu theo định dạng ngày-tháng-năm.
- Purpose of visit to Japan: Nêu rõ mục đích chuyến đi Nhật Bản của bạn.
- Intended length of stay in Japan: Nêu rõ thời gian dự định lưu trú tại Nhật Bản.
- Date of arrival in Japan (Day-Month-Year): Điền ngày dự định bạn sẽ đến Nhật Bản theo định dạng ngày-tháng-năm.
- Port of entry into Japan: Điền tên cảng hoặc sân bay bạn dự định sẽ nhập cảnh vào Nhật Bản.
- Name of ship or airline: Điền tên hãng tàu thủy hoặc hãng hàng không bạn dự định sử dụng để đến Nhật Bản (nếu đã có vé hoặc kế hoạch cụ thể).
- Names and addresses of hotels or persons with whom applicant intends to stay: Cung cấp thông tin chi tiết về nơi bạn sẽ ở tại Nhật.
- Nếu ở khách sạn: Ghi đầy đủ tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại.
- Nếu ở nhà người thân/bạn bè: Ghi tên đầy đủ của người đó, địa chỉ, số điện thoại và mối quan hệ của bạn với họ .
- Dates and duration of previous stays in Japan: Nếu bạn đã từng đến Nhật Bản trước đây, hãy liệt kê ngày tháng và thời gian lưu trú của mỗi lần. Nếu chưa từng đến Nhật, ghi N/A. Ví dụ FROM 01-MAY-2019 TO 10-MAY-2019 (10 DAYS).
- Your current residential address (if you have more than one address, please list them all): Điền địa chỉ cư trú hiện tại của bạn (ghi đầy đủ số nhà, đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố, quốc gia). Nếu bạn có nhiều hơn một địa chỉ, hãy liệt kê tất cả.
- Telephone No.: Số điện thoại nhà (nếu có).
- Mobile No.: Số điện thoại di động (bắt buộc và rất quan trọng để liên lạc).
- Current profession or occupation and position: Điền nghề nghiệp hoặc công việc hiện tại và vị trí/chức vụ của bạn.
- Name and address of employer: Điền tên đầy đủ và địa chỉ của công ty, cơ quan nơi bạn đang làm việc hoặc trường học nơi bạn đang theo học.
- Telephone No.: Số điện thoại của công ty/trường học.
- Partner’s profession/occupation (or parent’s profession/occupation, if applicant is a minor):
-
- Nếu bạn đã kết hôn: Điền nghề nghiệp/công việc của vợ/chồng bạn.
- Nếu bạn là trẻ vị thành niên (dưới 18 tuổi): Điền nghề nghiệp/công việc của cha hoặc mẹ bạn.
- Nếu bạn độc thân và không phải vị thành niên: Có thể ghi N/A.
➤ TRANG 2 (PAGE 2)
- Guarantor or reference in Japan (Please provide details of the guarantor or the person to be visited in Japan): Mục này rất quan trọng nếu bạn xin visa theo diện có người bảo lãnh hoặc người giới thiệu ở Nhật. Nếu không có, bạn có thể ghi N/A vào các ô.
-
- Name: Tên đầy đủ của người bảo lãnh/giới thiệu.
- Tel.: Số điện thoại của người bảo lãnh/giới thiệu.
- Address: Địa chỉ của người bảo lãnh/giới thiệu tại Nhật.
- Date of birth (Day-Month-Year): Ngày sinh của người bảo lãnh/giới thiệu.
- Sex: Giới tính của người bảo lãnh/giới thiệu.
- Relationship to applicant: Mối quan hệ của người bảo lãnh/giới thiệu với bạn.
- Profession and position: Nghề nghiệp và vị trí của người bảo lãnh/giới thiệu.
- Nationality and immigration status: Quốc tịch và tình trạng cư trú hợp pháp của người bảo lãnh/giới thiệu tại Nhật.
- Inviter in Japan (Please write ‘same as above’ if the inviting person and the guarantor are the same): Mục này ghi giống như trên nếu người mời và người bảo lãnh là một
- (Note) Remarks/Special circumstances, if any: Ghi chú các trường hợp đặc biệt hoặc thông tin bổ sung mà bạn muốn cơ quan lãnh sự biết (ví dụ: đi cùng gia đình, có nhu cầu hỗ trợ đặc biệt do tình trạng sức khỏe, v.v.). Nếu không có gì đặc biệt, ghi N/A.
- Have you ever: Đây là phần cực kỳ quan trọng, yêu cầu sự TRUNG THỰC TUYỆT ĐỐI. Đọc kỹ từng câu hỏi và đánh dấu tick (✓) vào ô Yes hoặc No.
-
- been convicted of a crime or offence in any country?: Từng bị kết án tội phạm ở bất kỳ quốc gia nào?
- been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country?: Từng bị kết án tù từ 1 năm trở lên ở bất kỳ quốc gia nào?
- been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation?: Từng bị trục xuất khỏi Nhật Bản hoặc bất kỳ quốc gia nào do ở quá hạn visa hoặc vi phạm luật lệ?
- been convicted and sentenced for a drug offence in any country in violation of law concerning narcotics, marijuana, opium, stimulants or psychotropic substances?: Từng bị kết án về tội phạm ma túy ở bất kỳ quốc gia nào vi phạm luật liên quan đến ma túy, cần sa, thuốc phiện, chất kích thích hoặc chất hướng thần?.
- engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly connected to prostitution?: Từng tham gia vào mại dâm, môi giới mại dâm, gạ gẫm mại dâm cho người khác, cung cấp địa điểm mại dâm, hoặc bất kỳ hoạt động nào khác liên quan trực tiếp đến mại dâm?.
- committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence?: Từng phạm tội buôn người hoặc xúi giục, giúp đỡ người khác thực hiện hành vi phạm tội đó?.
- If you answered “Yes” to any of the above questions, please provide relevant details: Nếu bạn tick Yes vào bất kỳ mục nào, bạn phải giải trình chi tiết, trung thực ở khoảng trống được cung cấp. Việc che giấu thông tin này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
- Declaration (Lời cam đoan): Đọc kỹ nội dung lời cam đoan.
- Date of application (Day-Month-Year): Điền ngày bạn hoàn thành và ký tên vào tờ khai xin visa Nhật này, theo định dạng ngày-tháng-năm.
- Signature of applicant: Ký tên của bạn vào đây.
Lưu ý: Nếu người nộp đơn dưới 18 tuổi, cha/mẹ hoặc người giám hộ hợp pháp sẽ ký tên vào mục này. Và sẽ ghi rõ mối quan hệ bên cạnh chữ ký (ví dụ: Chữ ký của Cha (Signature of Father) hoặc Chữ ký của Mẹ (Signature of Mother)).
Các giấy tờ cần nộp kèm theo tờ khai visa Nhật
Dưới đây là danh sách sơ bộ các loại giấy tờ thường được yêu cầu nộp kèm tờ khai visa Nhật:
- Tờ khai xin visa Nhật đã điền đầy đủ, chính xác bằng tiếng Anh, có dán ảnh và chữ ký.
- Bản gốc hộ chiếu, còn hạn sử dụng ít nhất 6 tháng tính từ ngày dự định nhập cảnh Nhật Bản
- Kích thước ảnh visa Nhật 4.5cm x 3.5cm.
- Bản sao công chứng Căn cước công dân (CCCD), giấy xác nhận thông tin về cư trú mẫu CT07.
- Bảng kế hoạch chi tiết từng ngày tại Nhật (đi đâu, làm gì, ở đâu).
- Xác nhận đặt vé máy bay khứ hồi (booking).
- Xác nhận đặt phòng khách sạn (booking).
Ngoài ra, còn cần có thêm giấy tờ chứng minh công việc:
- Đối với nhân viên: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm (nếu có), đơn xin nghỉ phép, sao kê bảng lương 3-6 tháng gần nhất.
- Đối với chủ doanh nghiệp: Giấy phép đăng ký kinh doanh, biên lai nộp thuế 3 tháng gần nhất.
- Đối với học sinh/sinh viên: Thẻ học sinh/sinh viên, giấy xác nhận của nhà trường, đơn xin nghỉ học.
- Đối với người đã nghỉ hưu: Sổ hưu trí, quyết định nghỉ hưu.
Cuối cùng là các loại giấy tờ chứng minh tài chính:
- Xác nhận số dư sổ tiết kiệm và bản sao sổ tiết kiệm.
- Sao kê tài khoản ngân hàng 3-6 tháng gần nhất.
- Giấy tờ sở hữu tài sản khác (nếu có, như sổ đỏ, giấy tờ xe ô tô…).
Các giấy tờ cần nộp kèm theo tờ khai visa Nhật
Và tùy vào mục đích mà bạn muốn đến Nhật để du lịch, công tác, thăm thân mà bổ sung thêm một số loại giấy tờ phù hợp.
Câu hỏi thường gặp về tờ khai xin visa Nhật Bản
Trong quá trình chuẩn bị và hoàn thiện tờ khai xin visa Nhật, chắc hẳn bạn sẽ có không ít những thắc mắc. Dưới đây là tổng hợp các vấn đề thường gặp liên quan đến đơn xin visa Nhật.
Có thể điền tờ khai xin visa Nhật bằng tiếng Việt được không?
Theo quy định của ĐSQ/LSQ Nhật Bản, tờ khai xin visa Nhật bắt buộc phải được điền hoàn toàn bằng Tiếng Anh. Việc sử dụng bất kỳ ngôn ngữ nào khác sẽ khiến tờ khai của bạn không hợp lệ và có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại.
Có thể viết tay hay bắt buộc phải đánh máy tờ khai visa Nhật?
Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn viết tay hoặc đánh máy tờ khai visa Nhật. Nếu viết tay, bạn cần sử dụng chữ IN HOA, rõ ràng, dễ đọc và dùng mực đen. Nếu đánh máy, sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn cần in tờ khai ra và ký tên trực tiếp.
Nếu điền sai thông tin trên tờ khai thì phải làm sao? Có được gạch xóa không?
Bạn tuyệt đối không nên gạch xóa, tẩy sửa hay sử dụng bút xóa trên tờ khai xin visa Nhật nếu điền sai thông tin. Điều này sẽ làm mất tính chuyên nghiệp và có thể gây nghi ngờ về tính xác thực của hồ sơ. Cách tốt nhất và được khuyến nghị là bạn nên in một bản tờ khai visa Nhật mới và điền lại toàn bộ thông tin.
Nộp tờ khai xin visa Nhật ở đâu?
Tờ khai xin visa Nhật không được nộp riêng lẻ mà phải được nộp cùng với toàn bộ bộ hồ sơ xin visa hoàn chỉnh. Địa điểm nộp hồ sơ là tại các Trung tâm tiếp nhận thị thực được ĐSQ/LSQ Nhật Bản ủy thác tại Việt Nam, ví dụ phổ biến là VFS Global.
Trẻ em có cần điền tờ khai xin visa Nhật riêng không? Ai sẽ ký tên?
Mỗi đương đơn xin visa Nhật Bản, bao gồm cả trẻ em (dù ở bất kỳ độ tuổi nào), đều phải có tờ khai xin visa Nhật. Đối với người nộp đơn là trẻ vị thành niên, người giám hộ hợp pháp sẽ là người ký tên vào mục chữ ký của đương đơn trên tờ khai.
Kết luận
Hoàn thành tờ khai xin visa Nhật là bước hoàn thiện quan trọng cho một bộ hồ sơ xin thị thực thành công. Nếu bạn vẫn cảm thấy quá trình này phức tạp, dịch vụ làm visa Nhật Bản tại Việt Uy Tín luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn từ A-Z. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết nhé!
