Công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào? 2025

Bạn đang bối rối không biết công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào khi cần hoàn tất hồ sơ, giấy tờ quan trọng? Sự nhầm lẫn giữa hai thủ tục này sẽ gây mất thời gian, chi phí mà còn có thể dẫn đến những sai sót không đáng có. Tìm hiểu ngay bài viết này để có sự nhìn nhận đúng đắn nhất nhé!

So sánh nhanh sự khác nhau giữa công chứng và chứng thực

Để trả lời cho câu hỏi công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào, hãy tham khảo bảng so sánh nhanh dựa trên 5 tiêu chí dưới đây:

Trên đây là bảng so sánh nhanh về công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào. Để biết thêm chi tiết, hãy cùng Việt Uy Tín tiếp tục tìm hiểu nội dung bên dưới đây.

Vậy công chứng là gì? Chứng thực là gì?

Để phân biệt công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào, bạn cần hiểu đúng định nghĩa và bản chất theo luật như bên dưới.

Khái niệm công chứng là gì?

Để thực sự hiểu công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào, việc nắm vững khái niệm công chứng là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Theo Luật Công chứng số 46/2024/QH15, công chứng được định nghĩa là dịch vụ công do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của giao dịch mà luật quy định phải công chứng.

Công chứng là quá trình kiểm tra và chứng nhận một văn bản đúng sự thật

Nói cách khác, công chứng là quá trình một công chứng viên kiểm tra, xác minh và chứng nhận rằng một hợp đồng, giao dịch hoặc văn bản dịch thuật là hoàn toàn đúng sự thật. Và không trái pháp luật và được thực hiện một cách tự nguyện bởi các bên có năng lực hành vi dân sự.

Khái niệm chứng thực là gì?

Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận một sự việc hoặc giấy tờ là có thật.

Chứng thực là xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của đúng người đó đã ký

Ví dụ, “chứng thực bản sao từ bản chính” chỉ là việc xác nhận bản photo giống hệt bản gốc. Hay chứng thực chữ ký chỉ là việc xác nhận chữ ký trên giấy tờ là của đúng người đó đã ký. Người thực hiện chứng thực không chịu trách nhiệm về tính đúng sai hay hợp pháp của nội dung trong các giấy tờ đó.

Công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào?

Dựa trên các định nghĩa đã nêu, có thể thấy công chứng và chứng thực hoàn toàn khác biệt về bản chất. Để làm sáng tỏ hoàn toàn vấn đề công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào, hãy cùng đi sâu phân tích qua 5 tiêu chí sau đây.

Khác nhau về bản chất pháp lý

Đây là điểm khác biệt quyết định bản chất của hai thủ tục này. Sự khác nhau về bản chất giữa công chứng và chứng thực thể hiện rõ nhất ở đối tượng mà cơ quan có thẩm quyền chịu trách nhiệm.

• Đối với công chứng:
  • Tập trung vào việc bảo đảm tính hợp pháp của nội dung giao dịch.
  • Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của hợp đồng, giao dịch. Họ phải đảm bảo giao dịch đó là có thật, hợp pháp, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội. Và các bên tham gia hoàn toàn tự nguyện, có đủ năng lực hành vi dân sự.

Ví dụ: Công chứng viên phải đảm bảo hợp đồng mua bán nhà là hợp pháp, bên bán đúng là chủ sở hữu, không có tranh chấp.

• Đối với chứng thực:
  • Chỉ tập trung vào việc xác nhận tính trung thực của hình thức.
  • Người thực hiện chứng thực hoàn toàn không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ. Họ chỉ xác nhận các yếu tố hình thức là có thật tại thời điểm chứng thực.

Ví dụ: Người chứng thực chỉ xác nhận bản sao bằng tốt nghiệp giống hệt bản gốc, chứ không chịu trách nhiệm tấm bằng đó là thật hay giả.

Điểm khác biệt về bản chất pháp lý giữa hai khái niệm công chứng và chứng thực

Tóm lại, nếu công chứng là đảm bảo cho nội dung pháp lý của một giao dịch, thì chứng thực chỉ là con dấu xác nhận cho hình thức của một giấy tờ.

Khác nhau về cơ quan thực hiện

Một trong những điểm khác biệt rõ ràng nhất giúp bạn nhận biết khi nào cần công chứng hay chứng thực chính là địa điểm thực hiện thủ tục. Cụ thể như sau:

• Đối với công chứng:
  • Phòng Công chứng: Là đơn vị sự nghiệp công lập do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập, thường được gọi theo số (Phòng Công chứng số 1, số 2…).
  • Văn phòng Công chứng: Là tổ chức hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, do từ hai công chứng viên hợp danh trở lên thành lập.
• Đối với chứng thực:
  • Ủy ban nhân dân cấp xã: Là nơi phổ biến nhất, có thẩm quyền chứng thực các giấy tờ, hợp đồng,…
  • Phòng Tư pháp cấp xã: Có thẩm quyền cao hơn, đặc biệt là trong việc chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp.
  • Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng/Văn phòng Công chứng): Cũng có thẩm quyền thực hiện các việc chứng thực với thẩm quyền tương đương Phòng Tư pháp.

Cơ quan thực hiện hai thủ tục công chứng và chứng thực cũng hoàn toàn khác biệt

Như vậy, có thể thấy ngay rằng phạm vi cơ quan thực hiện chứng thực được phân cấp rõ ràng hơn so với cơ quan thực hiện công chứng.

Khác nhau về đối tượng áp dụng

Xác định đúng đối tượng của công chứng và chứng thực sẽ giúp bạn biết chính xác loại giấy tờ, văn bản của mình cần áp dụng thủ tục nào. Sự khác biệt này được quy định rất rõ trong Luật Công chứng 2024 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

• Đối tượng của công chứng:
  • Là những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật chuyên ngành (như Luật Đất đai, Luật Nhà ở) quy định phải được công chứng mới có hiệu lực pháp lý.
  • Những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không bắt buộc, nhưng các bên muốn công chứng để đảm bảo tính an toàn, minh bạch và giá trị chứng cứ cao nhất cho giao dịch của mình (ví dụ: hợp đồng vay tiền, hợp đồng hợp tác kinh doanh…).
• Đối tượng của chứng thực:
  • Căn cước công dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, bằng cấp, chứng chỉ…
  • Chứng thực chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ, văn bản (như Sơ yếu lý lịch, giấy cam đoan…). Lưu ý: Theo Luật mới từ 01/07/2025, đối tượng này bao gồm cả việc chứng thực chữ ký của người dịch.
  • Chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải công chứng, ví dụ như: hợp đồng thuê nhà dưới 6 tháng, hợp đồng ủy quyền không liên quan đến bất động sản, các giao dịch về động sản…

Xác định đúng đối tượng sẽ giúp bạn biết chính xác loại giấy tờ mình cần áp dụng thủ tục

Tóm lại, nếu đối tượng của công chứng là các giao dịch phức tạp, thì đối tượng của chứng thực thường là các giấy tờ đơn lẻ. Đây là một tiêu chí quan trọng để bạn phân biệt khi cần thực hiện thủ tục.

Khác nhau về giá trị pháp lý và trách nhiệm

Giá trị pháp lý và trách nhiệm được quy định trong Luật Công chứng và Nghị định về chứng thực như sau:

• Đối với văn bản công chứng:
  • Theo Điều 6 Luật Công chứng 2024, các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không cần phải chứng minh lại khi Tòa án giải quyết vụ việc. Trừ trường hợp văn bản đó bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
  • Công chứng viên phải chịu trách nhiệm pháp lý toàn diện về tính hợp pháp của toàn bộ nội dung giao dịch. Nếu có sai sót trong quá trình công chứng gây thiệt hại, Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường cho người yêu cầu.
• Đối với văn bản chứng thực:
  • Có giá trị pháp lý thấp hơn nhiều và chỉ giới hạn ở việc xác nhận hình thức. Ví dụ, một bản sao được chứng thực chỉ có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu, chứ không có giá trị chứng minh nội dung của bản chính đó là đúng hay hợp pháp.
  • Người thực hiện chứng thực (cán bộ tư pháp, chủ tịch xã…) có trách nhiệm về việc bản sao là đúng với bản chính, chữ ký là của đúng người ký tại thời điểm đó. Họ hoàn toàn không chịu trách nhiệm về nội dung, tính đúng sai hay hợp pháp của giấy tờ gốc. Trách nhiệm này thuộc về người yêu cầu chứng thực.

Giá trị pháp lý và trách nhiệm cũng được quy định rõ ràng trong thủ tục công chứng và chứng thực

Văn bản công chứng được bảo chứng bởi trách nhiệm của Công chứng viên. Trong khi đó, văn bản chứng thực chỉ đơn thuần là bằng chứng xác nhận sự tồn tại của bản gốc tại một thời điểm nhất định.

Khác nhau về chi phí thực hiện

Một trong những khác biệt dễ nhận thấy nhất trong thực tế khi so sánh công chứng và chứng thực chính là chi phí. Mức chênh lệch này phản ánh đúng bản chất, độ phức tạp và trách nhiệm pháp lý của từng thủ tục:

• Đối với chứng thực (Lệ phí): Mức thu là lệ phí cố định và được áp dụng thống nhất cho từng loại việc cụ thể, không phụ thuộc vào giá trị của giấy tờ hay hợp đồng. Ví dụ cụ thể:
  • Chứng thực bản sao từ bản chính: 2.000 đồng/trang.
  • Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp.
  • Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 50.000 đồng/hợp đồng.
• Đối với công chứng (Phí): Mức thu là phí dịch vụ, có tính biến đổi và chủ yếu được xác định dựa trên giá trị tài sản hoặc giá trị của hợp đồng/giao dịch. Giá trị càng cao, phí công chứng càng lớn. Ví dụ cụ thể (đối với hợp đồng mua bán, tặng cho…):
  • Giao dịch dưới 50 triệu đồng: Phí là 50.000 đồng.
  • Giao dịch từ 1 tỷ đến 3 tỷ đồng: Phí là 1 triệu đồng + 0,06% của phần giá trị vượt 1 tỷ.
  • Giao dịch trên 100 tỷ đồng: Phí có thể lên đến mức tối đa là 70 triệu đồng.

Chi phí thực hiện hai thủ tục công chứng và chứng thực cũng có sự chênh lệch

Ngoài ra, một số việc công chứng không theo giá trị tài sản sẽ có mức phí cố định (ví dụ: công chứng di chúc: 50.000 đồng, công chứng giấy ủy quyền: 20.000 đồng).

Sự chênh lệch lớn về chi phí này phản ánh đúng bản chất của hai thủ tục chứng thực và công chứng.

Khi nào cần công chứng, khi nào cần chứng thực?

Hiểu rõ công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào sẽ giúp bạn xác định chính xác thủ tục cần thực hiện.

Các trường hợp bắt buộc phải công chứng

Pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch có giá trị lớn, phức tạp. Và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu tài sản quan trọng. Cụ thể như sau:

• Hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất, nhà ở.
• Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, nhà ở.
• Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản là bất động sản.
• Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc người không biết chữ.
• Văn bản từ chối nhận di sản.

Pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng đối với các hợp đồng có giá trị

Công chứng trong các trường hợp này đóng vai trò như một sự bảo chứng pháp lý cao nhất. Đảm bảo an toàn và hạn chế tối đa tranh chấp cho các bên tham gia.

Các trường hợp chỉ cần chứng thực

Ngược lại, thủ tục chứng thực được áp dụng cho rất nhiều giấy tờ, văn bản phổ biến trong đời sống hàng ngày như:

• Sao y bản chính các loại giấy tờ cá nhân để nộp hồ sơ xin việc, du học, hồ sơ thầu… (như CCCD, bằng cấp, giấy khai sinh…).
• Chứng thực chữ ký trong Sơ yếu lý lịch, giấy cam kết, đơn từ không liên quan đến giao dịch tài sản lớn.
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định bắt buộc phải công chứng (ví dụ: hợp đồng thuê trọ ngắn hạn, hợp đồng cho vay tiền nhỏ giữa cá nhân…).
• Chứng thực di chúc trong trường hợp người lập di chúc không yêu cầu công chứng.

Chứng thực được áp dụng cho rất nhiều giấy tờ, văn bản phổ biến trong đời sống hàng ngày

Đây là những thủ tục hành chính nhanh gọn, chi phí thấp, giúp hoàn thiện các loại hồ sơ, giấy tờ cần thiết cho các công việc hàng ngày.

Giải đáp thắc mắc về việc phân biệt công chứng và chứng thực

Dưới đây là những câu hỏi thường gặp nhất, giúp bạn củng cố lại kiến thức và không còn bất kỳ sự nhầm lẫn nào giữa hai thủ tục này.

Sự khác nhau cơ bản nhất giữa công chứng và chứng thực là gì?

Sự khác nhau cơ bản nhất nằm ở đối tượng chịu trách nhiệm. Công chứng chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của nội dung một hợp đồng, giao dịch. Ngược lại, chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về hình thức của một giấy tờ, mà không quan tâm đến nội dung bên trong.

Văn phòng công chứng có được chứng thực giấy tờ không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, các tổ chức hành nghề công chứng (bao gồm cả Phòng Công chứng và Văn phòng Công chứng) có đầy đủ thẩm quyền để thực hiện các việc chứng thực. Cụ thể như: chứng thực bản sao từ bản chính (sao y) và chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản.

Sao y bản chính là công chứng hay chứng thực?

Sao y bản chính là cách gọi thông thường của thủ tục chứng thực. Tên gọi pháp lý đầy đủ của nó là chứng thực bản sao từ bản chính. Đây là hành động xác nhận bản photo giống hệt với bản gốc về mặt hình thức. Và là một trong những loại việc phổ biến nhất của hoạt động chứng thực, không phải công chứng.

Kết luận

Hy vọng bạn đã hiểu rõ công chứng và chứng thực khác nhau như thế nào và có thể lựa chọn đúng thủ tục cho mình. Và để mọi thủ tục được thực hiện nhanh chóng, đội ngũ chuyên gia pháp lý tại Việt Uy Tín luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp mọi thắc mắc cho trường hợp của bạn nhé!