You are here:

Home
Hợp pháp hóa lãnh sự
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Cập nhật A – Z thủ tục mới nhất

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Cập nhật A – Z thủ tục mới nhất

Bạn băn khoăn hợp pháp hóa lãnh sự là gì khi cần dùng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam? Hoặc bạn cần chuẩn bị tài liệu Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài? Bài viết này sẽ giải đáp toàn diện, giúp bạn nắm vững mọi thông tin cần thiết. Khám phá ngay!

Khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Bạn đang tìm hiểu hợp pháp hóa lãnh sự là gì để sử dụng giấy tờ nước ngoài? Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Để dễ hình dung hơn, hợp pháp hóa lãnh sự chính là quá trình xác nhận tính pháp lý của văn bản. Cơ quan Việt Nam có thẩm quyền sẽ tiến hành chứng thực các yếu tố con dấu, chữ ký và chức danh trên tài liệu. Mục tiêu cuối cùng là để các tài liệu này được chính thức công nhận và có thể được sử dụng.

Chứng nhận lãnh sự là gì?

Bên cạnh khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự là gì, nhiều người cũng quan tâm đến chứng nhận lãnh sự là gì. Đây cũng là một quy trình pháp lý quan trọng, đặc biệt khi bạn cần sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài.

Cụ thể, khoản 1 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP nêu rõ: Chứng nhận lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

Sau khi đã tìm hiểu hợp pháp hóa lãnh sự là gì, chứng nhận lãnh sự là gì, nhiều người vẫn có thể cảm thấy bối rối. Hai thuật ngữ này tuy có điểm tương đồng về việc xác thực giấy tờ, nhưng mục đích lại hoàn toàn khác biệt. Nội dung bảng dưới đây sẽ làm rõ những điểm khác nhau giữa hai quy trình này.

Tiêu chí	Hợp pháp hóa lãnh sự	Chứng nhận lãnh sự
Đối tượng	Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp.	Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam cấp.
Mục đích sử dụng	Để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.	Để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp ở nước ngoài.
Cơ quan thực hiện bước đầu (trước khi đến cơ quan Việt Nam có thẩm quyền)	Giấy tờ nước ngoài cần được chứng nhận bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền của nước cấp giấy tờ trước khi được Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự.	Giấy tờ Việt Nam được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Sau đó, có thể cần thêm bước hợp pháp hóa bởi cơ quan đại diện ngoại giao của nước sẽ sử dụng giấy tờ (tùy yêu cầu).

Như vậy, điểm mấu chốt để phân biệt chính là nguồn gốc của giấy tờ và nơi giấy tờ đó sẽ được sử dụng. Nắm vững những điều này sẽ giúp bạn xác định đúng thủ tục cần thiết.

→ Xem ngay: Apostille là gì? Sự khác biệt giữa Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự

Chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Một thuật ngữ khác đôi khi cũng xuất hiện là chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy, cụ thể chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Liệu đây có phải là một quy trình riêng biệt hoàn toàn không?

Thực chất, chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự không phải là một thủ tục độc lập. Thay vào đó, nó chính là kết quả của quá trình hợp pháp hóa lãnh sự đã hoàn tất. Đó có thể là một con dấu, một tem xác nhận hoặc một văn bản đính kèm. Chúng được cấp bởi Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ tại Việt Nam.

Khi nào cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự?

Bạn có thắc mắc khi nào chúng ta thực sự cần đến các thủ tục hợp pháp hóa hay chứng nhận lãnh sự. Thực tế, đây không phải là lựa chọn tùy thích mà thường là yêu cầu bắt buộc từ phía pháp luật.

Và bạn sẽ cần thực hiện các thủ tục này trong các tình huống phổ biến sau:

Khi giấy tờ nước ngoài cần sử dụng tại Việt nam:
- Các thủ tục liên quan đến người nước ngoài: Xin giấy phép lao động, đăng ký kết hôn, nhận con nuôi.
- Hoạt động kinh doanh và đầu tư: Thành lập công ty có vốn nước ngoài, sử dụng tài liệu doanh nghiệp nước ngoài.
- Học tập và làm việc: Công nhận bằng cấp, chứng chỉ nước ngoài.
- Các văn bản pháp lý cá nhân và doanh nghiệp: Hợp đồng, ủy quyền, di chúc, bản án… từ nước ngoài.
Khi giấy tờ Việt Nam cần sử dụng ở nước ngoài:
- Mục đích cá nhân: Xin visa dài hạn, đăng ký kết hôn, sử dụng giấy tờ tùy thân (khai sinh, lý lịch tư pháp).
- Học tập và công việc: Nộp bằng cấp, chứng chỉ Việt Nam cho các tổ chức nước ngoài.
- Hoạt động kinh doanh và thương mại: Sử dụng hợp đồng, giấy phép kinh doanh Việt Nam để giao dịch quốc tế.
- Các văn bản pháp lý cần hiệu lực ở nước ngoài: Giấy ủy quyền, tài liệu thừa kế…

Khi nào cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự?

Về cơ bản, bất cứ khi nào văn bản cần được công nhận để sử dụng tại một quốc gia khác, bạn đều sẽ phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự. Xác định đúng quy trình giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.

Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Không phải tất cả các giấy tờ, tài liệu nào cũng bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự. Cụ thể tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, đã quy định rõ các trường hợp được miễn trừ.

Dưới đây là các trường hợp giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

Theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại: Giấy tờ, tài liệu được miễn nếu thuộc phạm vi điều chỉnh của điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng là thành viên. Hoặc, việc miễn trừ dựa trên nguyên tắc có đi có lại giữa hai nước.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp: Khi giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao. Việc chuyển giao này diễn ra giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Theo quy định của pháp luật Việt Nam: Một số loại giấy tờ, tài liệu được pháp luật Việt Nam quy định là không cần chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
Khi cơ quan tiếp nhận không yêu cầu: Nếu cơ quan tiếp nhận của Việt Nam (đối với giấy tờ nước ngoài) hoặc của nước ngoài (đối với giấy tờ Việt Nam) không yêu cầu. Điều kiện là việc không yêu cầu này phải phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự

Vậy nên, bạn hãy luôn kiểm tra các quy định hiện hành để xác định chính xác liệu giấy tờ của bạn có cần hợp pháp hóa lãnh sự hay không nhé!

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự được thực hiện tại Việt Nam.

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài

Khi bạn cần các giấy tờ, tài liệu do cơ quan Việt Nam cấp được công nhận và sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác, thủ tục chứng nhận lãnh sự là bước không thể thiếu. Bạn có thể thực hiện thủ tục này tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam với các bước như sau:

Bước 1: Đối với một số loại giấy tờ, bạn có thể cần chứng thực bản sao từ bản chính tại UBND hoặc Phòng Tư pháp.

Bước 2: Bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định.
Bản chính giấy tờ tùy thân trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp.
Bản chụp giấy tờ tùy thân trong trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
Bản chính giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự (hoặc bản sao đã được chứng thực hợp lệ như tại Bước 1).
01 bản chụp giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại giao.

Bước 3: Sau đó, bạn nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ở các địa điểm sau:

Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (tại Hà Nội).
Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Các cơ quan ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền.

Bước 4: Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ. Và Bộ Ngoại giao (hoặc cơ quan được ủy quyền) sẽ thực hiện việc chứng nhận lãnh sự bằng cách đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ với mẫu đã được đăng ký.

Bước 5: Sau khi nhận được giấy tờ đã có dấu chứng nhận lãnh sự của Việt Nam, bạn cần dịch thuật công chứng giấy tờ đó. Và mang giấy tờ đến Cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi bạn sẽ sử dụng giấy tờ tại Việt Nam để thực hiện hợp pháp hóa.

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài

Việc hoàn tất thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam là bước đệm quan trọng. Nó giúp giấy tờ của bạn sẵn sàng cho các quy trình tiếp theo để được công nhận và sử dụng hợp pháp ở nước ngoài.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam

Để giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp có thể được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, bạn cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Và quy trình này sẽ có 2 cách thực hiện:

➤ Cách 1: Hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền ở Việt Nam

Khi bạn đã có giấy tờ nước ngoài và muốn hợp pháp hóa tại Việt Nam, quy trình này thường được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trước khi mang giấy tờ đến cơ quan Việt Nam, tài liệu đó cần được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đã cấp giấy tờ đó.

Bước 2: Sau đó, bạn chuẩn bị hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam gồm:

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
Bản chính giấy tờ tùy thân như CCCD, hộ chiếu nếu nộp trực tiếp hoặc bản chụp nếu nộp qua bưu điện.
Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự. Và nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi.
01 bản dịch công chứng cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ không được lập bằng các thứ tiếng này).
01 bản chụp giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa và bản dịch để lưu hồ sơ.
Phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận nếu muốn nhận kết quả qua bưu điện.

Bước 3: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tại một trong các địa điểm sau:

Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (tại Hà Nội).
Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Các cơ quan ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền.

Bước 4: Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ. Sau đó, cơ quan có thẩm quyền sẽ đối chiếu con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ đã được cơ quan ngoại giao nước ngoài chứng nhận với mẫu lưu tại Bộ Ngoại giao để tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự.

➤ Cách 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Nếu bạn đang ở nước ngoài, bạn có thể hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do chính quốc gia đó cấp tại Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam theo các bước sau:

Bước 1: Bạn cũng sẽ cần chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu và chuẩn bị hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự tương tự với Cách 1 ở trên.

Bước 2: Bạn tiến hành nộp hồ sơ tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.

Bước 3: Tại đây, Cơ quan đại diện Việt Nam đối chiếu thông tin trên giấy tờ với mẫu của cơ quan nước sở tại đã thông báo để hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài sử dụng tại Việt Nam

Dù bạn chọn thực hiện ở đâu, bạn cũng cần tuân thủ đúng trình tự và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ mà Việt Uy Tín đã hướng dẫn ở trên nhé!

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại Việt Uy Tín

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hay chứng nhận lãnh sự đôi khi có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian. Đặc biệt nếu bạn không quen thuộc với các quy định và quy trình. Hiểu được những khó khăn đó, Việt Uy Tín mang đến dịch vụ giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục chính xác và hiệu quả.

Khi lựa chọn Việt Uy Tín, bạn sẽ nhận được những lợi ích vượt trội sau:

Với nhiều năm hoạt động, đội ngũ chuyên viên Việt Uy Tín am hiểu sâu sắc mọi quy định về hợp pháp hóa lãnh sự.
Chúng tôi đã xây dựng quy trình làm việc khoa học, giúp rút ngắn tối đa thời gian chờ đợi. Đảm bảo bạn nhận được kết quả trong thời gian sớm nhất có thể.
Mọi hồ sơ đều được kiểm tra kỹ lưỡng bởi các chuyên gia, hạn chế tối đa sai sót.
Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, giải đáp mọi thắc mắc của bạn, giúp bạn nắm vững từng bước trong quy trình.
Việt Uy Tín cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin cá nhân và tài liệu của quý khách.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Uy Tín

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tại Việt Uy Tín

Với Việt Uy Tín, dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự hay chứng nhận lãnh sự sẽ không còn là nỗi lo. Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu!

Một số lưu ý khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự

Nhằm giúp quá trình hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự diễn ra suôn sẻ, bạn hãy lưu ý một số điều sau đây:

Tài liệu không được tẩy xóa, sửa chữa hay có dấu hiệu hư hỏng. Mọi thông tin phải rõ ràng, đầy đủ.
Phải sắc nét, không bị mờ nhòe, và được đóng/ký bởi đúng người có thẩm quyền.
Giấy tờ phải do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia đó cấp.
Luôn tìm hiểu yêu cầu cụ thể từ cơ quan, tổ chức sẽ tiếp nhận giấy tờ của bạn (cả ở Việt Nam và nước ngoài).

Lưu ý khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Việc chú ý đến những chi tiết này sẽ giúp bạn tránh được những trục trặc không đáng có. Cẩn thận trong từng bước là chìa khóa cho sự thành công của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

Khi tìm hiểu về hợp pháp hóa lãnh sự là gì, nhiều người thường có những thắc mắc chung. Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi thường gặp nhất, giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này.

Hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu?

Thời gian giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại khoản 5 Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Cụ thể, thời hạn này được tính dựa trên số lượng giấy tờ, tài liệu bạn đề nghị hợp pháp hóa, không phụ thuộc vào việc mỗi giấy tờ đó có một hay nhiều trang.

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự là bao nhiêu?

Theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính, lệ phí cho mỗi lần hợp pháp hóa lãnh sự (tức là mỗi con dấu/tem xác nhận trên một giấy tờ, tài liệu) là 30.000 VNĐ/lần/bản.

Giấy tờ nào không được hợp pháp hóa lãnh sự / chứng nhận lãnh sự?

Các trường hợp thường bị từ chối bao gồm: giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai thẩm quyền; giấy tờ có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam; giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ hoặc các giấy tờ có chi tiết mâu thuẫn với nhau.

Ngôn ngữ trên con dấu chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Anh hay tiếng Việt?

Theo quy định, ngôn ngữ được sử dụng để chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ở trong nước là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh.

Đối với Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài, họ có thể sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh, bên cạnh tiếng Việt.

Kết luận

Qua những thông tin trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hợp pháp hóa lãnh sự là gì. Cũng như phân biệt được với chứng nhận lãnh sự và nắm bắt các quy trình liên quan. Và nếu bạn cần hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự, đừng ngần ngại liên hệ Việt Uy Tín để được tư vấn nhé!

→ Có thể bạn quan tâm: