Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Trình tự và thủ tục thực hiện mới nhất

Giấy tờ, tài liệu từ nước ngoài khi muốn được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam phải thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Trình tự và thủ tục thực hiện ra sao? Bài viết dưới đây của Việt Uy Tín sẽ giúp bạn làm rõ những vấn đề này.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là một dạng thủ tục hành chính. Thủ tục này nhằm xác nhận tính hợp pháp của các tài liệu, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cung cấp. Điều này giúp các tài liệu, giấy tờ đó có giá trị pháp lý và được công nhận tại Việt Nam.

Quy trình của hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam tiến hành kiểm tra, đối chiếu thông tin và chứng nhận. Các thông tin cần kiểm tra bao gồm chữ ký, con dấu và các thông tin khác có liên quan. Chúng sẽ được đối chiếu với các dữ liệu đã được đăng ký với Bộ Ngoại giao của cơ quan nước ngoài có liên quan.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Sau khi đối chiếu, cơ quan có thẩm quyền sẽ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài. Từ đó, các giấy tờ và tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Cơ sở pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự

Qua nội dung trên, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ hơn về khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự là gì. Dưới đây là những cơ sở pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự:

Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 về chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự.
Thông tư số 01/2012/TT-BNG do Bộ Ngoại Giao ban hành có hướng dẫn việc thi hành một số quy định thuộc Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
Thông tư 157/2016/TT-BTC Bộ Tài Chính ban hành có quy định về mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý sử dụng các chi phí hợp pháp hóa lãnh sự.

Cơ sở pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính có cơ sở pháp lý do Nhà nước Việt Nam quy định. Do đó, bạn cần hiểu và tuân thủ những quy định pháp lý về quá trình hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này sẽ giúp quá trình làm thủ tục của bạn diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.

Những loại giấy tờ không được phép hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Không phải tất cả các loại giấy tờ đều được phép hợp pháp hóa lãnh sự. Theo quy định hiện nay, có một số loại giấy tờ không được phép thực hiện thủ tục này, như:

Tài liệu, giấy tờ bị chỉnh sửa, thay đổi thông tin nhưng không được xác nhận đính chính theo quy định của pháp luật.
Giấy tờ được cấp, chứng nhận sai quy định và thẩm quyền theo quy định của pháp luật hoặc các giấy tờ giả mạo.
Tài liệu, giấy tờ có con dấu, chữ ký không phải con dấu và chữ ký gốc. Hoặc chữ ký, con dấu không được ký và đóng trực tiếp trên tài liệu. Con dấu và chữ ký được sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là bản gốc.
Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với các giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
Tài liệu, giấy tờ có nội dung trái với pháp luật hoặc xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam, của các tổ chức, cá nhân,…

Những loại giấy tờ không được phép hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Có nhiều loại giấy tờ không đáp ứng đủ điều kiện được phép hợp pháp hóa lãnh sự. Do đó, để có thể được thực hiện thủ tục này, bạn cần đảm bảo chuẩn bị giấy tờ thỏa mãn các yêu cầu theo quy định của pháp luật.

Những loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Một số loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều 9 Nghị định 111/2021/NĐ-CP và một số Nghị định, Hiệp định khác. Các loại giấy tờ, tài liệu được miễn bao gồm:

Giấy tờ, tài liệu thuộc phạm vi điều ước Quốc tế mà Việt Nam và nước có liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc thông qua ngoại giao giữa các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.
Các loại giấy tờ, tài liệu được pháp luật Việt Nam quy định miễn chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự.
Giấy tờ, tài liệu mà nơi tiếp nhận không yêu cầu phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Và các giấy tờ đó phải phù hợp với pháp luật của Việt Nam hoặc của nước ngoài có liên quan.

Những loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Như vậy, có một số loại giấy tờ, tài liệu được phép miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Chúng có thể được sử dụng trực tiếp và được công nhận mà không cần thông qua xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam hoặc nước ngoài.

Thủ tục, quy trình của hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục và quy trình hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm các bước sau đây:

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Nộp hồ sơ

Để được thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, người đề nghị cần chuẩn bị và nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền. Hồ sơ đề nghị sẽ bao gồm:

01 Tờ khai theo mẫu quy định về hợp pháp hóa lãnh sự;
Xuất trình giấy tờ tùy thân bản chính với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan; hoặc,
Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện cần thì 01 bản chụp giấy tờ tuỳ thân;
Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện khác của nước ngoài có thẩm quyền;
01 bản dịch thuật tiếng Anh hoặc dịch sang tiếng Việt của các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (trong trường hợp giấy tờ, hồ sơ đó được lập bằng tiếng khác các tiếng trên);
01 bản photo các giấy tờ, tài liệu mà bạn muốn chứng thực để lưu lại Bộ Ngoại Giao.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ sẽ diễn ra như sau:

Hồ sơ được tiếp nhận và xử lý bởi cán bộ của cơ quan có thẩm quyền. Cán bộ sẽ yêu cầu người đề nghị xuất trình bản gốc các giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa lãnh sự để đối chiếu.
Cán bộ đối chiếu con dấu, chữ ký và các thông tin khác trong giấy tờ, tài liệu. Các thông tin này sẽ được đối chiếu với các thông tin chính thức đã được nước đó thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Trong một vài trường hợp, thông tin chính thức về mẫu con dấu, mẫu chữ ký hoặc các thông tin của cơ quan nước ngoài đó chưa được thông báo hoặc cần được kiểm tra xác thực. Khi đó, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ở nước ngoài sẽ đề nghị cơ quan này xác minh thông tin.

Bước 3: Trả kết quả

Hồ sơ sau khi được tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu thông tin chính xác. Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan có thẩm quyền sẽ thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

Người đề nghị sẽ nhận được lịch hẹn để nhận hồ sơ đã được giải quyết tại Cơ quan thực hiện. Hoặc hồ sơ sẽ được chuyển phát về nơi mà người đề nghị đã đăng ký thông tin gửi về.

Những câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự

Trong quá trình làm hợp pháp hóa lãnh sự, nhiều người thường gặp phải các thắc mắc và băn khoăn về một số vấn đề. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến nhất mà bạn có thể quan tâm khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, giúp bạn hiểu rõ hơn về việc thực hiện thủ tục này.

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Cơ quan có thẩm quyền quyết định hợp pháp hóa lãnh sự là: Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Người đề nghị có thể nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự hoặc các Sở Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố ở Việt Nam đã được uỷ quyền tiếp nhận hồ sơ.

Trong trường hợp muốn làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài, bạn có thể nộp hồ sơ tại: Cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan lãnh sự hoặc các cơ quan được uỷ quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Các cơ quan này thường là Tổng lãnh sự quán hoặc Đại sứ quán của Việt Nam tại nước ngoài.

Thời gian xử lý hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự là bao lâu?

Thời gian xử lý hồ sơ và hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự sẽ phụ thuộc vào tính chất và số lượng của hồ sơ, tài liệu. Thời gian thông thường từ 1 đến 5 ngày làm việc. Nhưng trong trường hợp đặc biệt, quá trình này có thể sẽ kéo dài hơn.

Kết luận

Hợp pháp hóa lãnh sự là một bước quan trọng trong việc công nhận giá trị pháp lý của các tài liệu từ nước ngoài tại Việt Nam. Việc hiểu được hợp pháp hóa lãnh sự là gì và nắm rõ các vấn đề có liên quan sẽ giúp bạn thực hiện thủ tục này một cách suôn sẻ. Hãy liên hệ Việt Uy Tín để được tư vấn và hỗ trợ chuyên nghiệp khi bạn có nhu cầu thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự!

>> Có thể bạn quan tâm: