Giấy phép lao động cho người nước ngoài | Điều kiện, thủ tục [Mới nhất]

Cập nhật quan trọng từ 07/08/2025

Nghị định 219/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 7 tháng 8 năm 2025, với những điểm đổi mới quan trọng sau:

• Tích hợp thủ tục giải trình nhu cầu vào cùng bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (theo Mẫu số 03, Phụ lục Nghị định)
• Thời gian cấp giấy 10 ngày làm việ, kể từ khi nhận đủ hồ sơ; nếu không cấp, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời trong 3 ngày làm việc
• Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở sẽ trực tiếp xử lý hồ sơ cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động; trong trường hợp làm việc tại nhiều địa phương, nơi đặt trụ sở chính xử lý tất cả.
• Mở rộng miễn cấp phép cho người lao động nước ngoài trong các lĩnh vực quan trọng như: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc các ngành ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội; phóng viên, sinh viên, thành viên góp vốn cao cấp.

Bạn có đang lo lắng về giấy phép lao động cho người nước ngoài khi tuyển dụng nhân sự quốc tế? Nếu không xin đúng quy định, người lao động có thể bị trục xuất, còn doanh nghiệp đối diện với án phạt. Xem ngay bài viết để nắm rõ quy định, điều kiện và cách xin giấy phép lao động nhanh chóng, an toàn nhé!

Giấy phép lao động là gì?

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam cấp. Cho phép người nước ngoài đủ điều kiện được làm việc hợp pháp trong một khoảng thời gian nhất định. 

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam cấp

Đây là căn cứ để xác nhận người lao động nước ngoài đáp ứng đầy đủ yêu cầu và phù hợp với vị trí công việc đã đăng ký. Việc sở hữu giấy phép lao động sẽ bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật Việt Nam, tránh những rủi ro về xử phạt hành chính.

→ Xem thêm: Work permit là gì? Hướng dẫn thủ tục chi tiết nhất

Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 07/8/2025, để được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, cần đảm bảo các điều kiện liên quan đến người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động như sau:

Điều kiện chung

Người lao động nước ngoài muốn được cấp giấy phép lao động tại Việt Nam cần đáp ứng các yêu cầu sau:

• Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Có sức khỏe tốt, đáp ứng yêu cầu theo quy định của Bộ Y tế.
• Không thuộc trường hợp đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hay nước ngoài.

Những điều kiện này nhằm đảm bảo người lao động đủ khả năng làm việc hợp pháp và không gây rủi ro tại Việt Nam.

Điều kiện về kinh nghiệm/chuyên môn

Để được cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, người lao động cần đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ và kinh nghiệm theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Cụ thể:

• Chuyên gia:
  • Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến.
  • Trường hợp làm việc trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế — xã hội, chỉ cần 1 năm kinh nghiệm là đủ. 
• Giám đốc điều hành:
  • Là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc trực tiếp quản lý một lĩnh vực tại doanh nghiệp/cơ quan.
  • Cần có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí làm việc. 
• Lao động kỹ thuật:
  • Được đào tạo tối thiểu 1 năm và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm liên quan.
  • Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực tế phù hợp với vị trí dự kiến làm việc. 

Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

Như vậy, phân loại rõ yêu cầu trên sẽ đảm bảo giấy phép lao động cho người nước ngoài chỉ được cấp khi người lao động thực sự có năng lực chuyên môn phù hợp với công việc tại Việt Nam.

Điều kiện của doanh nghiệp/người sử dụng lao động

Doanh nghiệp hoặc tổ chức sử dụng lao động tại Việt Nam cần tuân thủ quy định khi xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Cụ thể:

• Phải thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài gửi đến cơ quan có thẩm quyền ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
• Trước đó, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trên cổng thông tin điện tử chính thức trong vòng tối thiểu 15 ngày.
• Nếu có thay đổi về vị trí, số lượng, địa điểm hoặc hình thức làm việc so với thông tin đã giải trình, doanh nghiệp cần báo cáo điều chỉnh kịp thời (Ít nhất 15 ngày trước khi sử dụng lao động nước ngoài).

Doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các thủ tục trên sẽ giúp hạn chế sai phạm và đảm bảo minh bạch trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài.

Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài [Mới nhất]

Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, người sử dụng lao động cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo đúng quy định pháp luật. Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động bao gồm:

• Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và mẫu giấy phép lao động cho người nước ngoài mới nhất (theo Mẫu số 03, Phụ lục ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
• Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp (trong 12 tháng gần nhất hoặc được kết nối với cơ sở dữ liệu y tế quốc gia).
• Hộ chiếu còn thời hạn.
• Phiếu lý lịch tư pháp (không quá 6 tháng) hoặc văn bản xác nhận người lao động không đang chấp hành án, chưa được xóa án tích, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
• 02 ảnh màu 4x6cm (nền trắng, chụp chính diện, không đội mũ, không đeo kính).
• Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, Bao gồm:
  • Văn bản cử sang làm việc của công ty mẹ ở nước ngoài.
  • Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
  • Hợp đồng/thỏa thuận kinh tế, xã hội.
  • Quyết định bổ nhiệm/điều chuyển…
• Giấy tờ chứng minh người lao động thuộc diện chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Cụ thể:
  • Nhà quản lý: Điều lệ công ty + quyết định bổ nhiệm/điều động.
  • Giám đốc điều hành: Giấy phép chi nhánh/văn phòng, điều lệ công ty, hoặc xác nhận số năm kinh nghiệm từ người sử dụng lao động nước ngoài.
  • Chuyên gia: Bằng đại học trở lên + xác nhận ≥ 2 năm kinh nghiệm (hoặc ≥ 1 năm nếu làm việc trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài chính, chuyển đổi số…). Hoặc giấy tờ chứng minh năng lực đặc thù (văn hóa, thể thao, hàng không, giáo dục…).
  • Lao động kỹ thuật: Văn bằng đào tạo ≥ 1 năm + xác nhận ≥ 2 năm kinh nghiệm. Hoặc xác nhận ≥ 3 năm kinh nghiệm trong công việc phù hợp.

Lưu ý: Tất cả giấy tờ bằng tiếng nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng sang tiếng Việt theo quy định. Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước cấp giấy tờ cùng tham gia.

→ Xem thêm:

• Thu hồi giấy phép lao động | Trình tự & thủ tục 2025
• Danh sách bệnh viện khám sức khỏe cho người nước ngoài xin giấy phép lao động

Thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài 2025

Doanh nghiệp và người lao động cần tuân thủ đúng trình tự thủ tục cấp giấy phép lao động theo quy định mới nhất tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc của người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động dự kiến làm việc. Hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ của doanh nghiệp/cá nhân hoặc ủy quyền hợp pháp.

→ Tìm hiểu thêm về giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài.

Bước 2: Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ tiếp nhận và chuyển hồ sơ qua cơ chế một cửa, một cửa liên thông và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép lao động (Ủy ban nhân dân cấp tỉnh).

Bước 3: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét, thẩm định và cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Nếu hồ sơ không đạt yêu cầu, cơ quan nhà nước sẽ có văn bản từ chối, nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc.

Bước 4: Với một số trường hợp, sau khi được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động nước ngoài phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày làm việc chính thức.

Khi có yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký cho cơ quan cấp phép.

Lưu ý: 

• Nếu người lao động nước ngoài đã có giấy phép nhưng muốn làm việc cho cùng một doanh nghiệp tại nhiều địa phương khác nhau, thì trước ít nhất 03 ngày làm việc, doanh nghiệp phải gửi thông báo cho cơ quan quản lý tại nơi người lao động dự kiến làm việc.
• Nội dung thông báo bao gồm: họ tên, tuổi, quốc tịch, số hộ chiếu, số giấy phép lao động, tên doanh nghiệp, thời gian bắt đầu và kết thúc công việc.

Thủ tục xin giấy phép lao động chp người nước ngoài

Tuân thủ đúng quy trình và thời hạn sẽ đảm bảo người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Bên cạnh đó còn giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính hoặc từ chối cấp giấy phép.

→ Xem thêm: 

• Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài [Mới nhất]
• Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động là mẫu nào?
• Điều kiện và thủ tục cấp lại giấy phép lao động mới nhất 2025

Thời hạn của giấy phép lao động theo quy định của pháp luật

Giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam có hiệu lực tối đa là 2 năm. Thời hạn của giấy phép lao động được xác định theo quy định tại Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP dựa trên các yếu tố sau:

• Thời gian dự kiến cho hợp đồng lao động sẽ được ký kết.
• Thời gian mà bên nước ngoài cử người lao động đến làm việc tại Việt Nam.
• Thời gian thỏa thuận hoặc hợp đồng giữa các đối tác Việt Nam và đối tác quốc tế.
• Thời gian trong văn bản của nhà cung cấp về việc cử lao động từ nước ngoài đến Việt Nam để đàm phán. 
• Thời gian đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
• Thời gian ghi trong văn bản xác nhận việc cử lao động nước ngoài vào Việt Nam để thiết lập hiện diện thương mại.
• Thời gian trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp nước ngoài đang hoạt động ở Việt Nam.
• Thời gian trong văn bản chấp thuận việc sử dụng người lao động nước ngoài. Trừ các trường hợp không cần báo cáo nhu cầu sử dụng người nước ngoài theo quy định.

Thời hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài không quá 2 năm

Sau khi giấy phép lao động cho người nước ngoài hết hạn, có thể gia hạn một lần. Thời gian gia hạn tối đa là 2 năm, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể.

Lệ phí xin giấy phép lao động theo quy định

Tại mỗi địa phương, lệ phí xin giấy phép lao động có thể khác nhau. Nhưng đều phải được ban hành theo nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh/thành phố.

Bảng lệ phí cấp giấy phép lao động tại TP. Hồ Chí Minh (theo Nghị quyết 09/2022/NQ-HĐND ngày 08/7/2022):

Lưu ý: Người sử dụng lao động là đơn vị trực tiếp nộp lệ phí khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.

Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài uy tín tại Việt Uy Tín

Hiện nay, quy định pháp luật ngày càng chặt chẽ, việc tự chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động có thể mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót. Việt Uy Tín với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý cho người nước ngoài. Và là đơn vị uy tín đồng hành cùng khách hàng trên toàn quốc.

Ưu điểm nổi bật khi lựa chọn dịch vụ xin giấy phép lao động tại Việt Uy Tín:

• Tư vấn miễn phí các trường hợp đủ điều kiện và giải pháp tối ưu.
• Hỗ trợ soạn thảo, hoàn thiện hồ sơ trọn gói đúng quy định pháp luật.
• Hỗ trợ nộp và làm việc với cơ quan nhà nước, tiết kiệm tối đa thời gian.
• Tỷ lệ hồ sơ thành công cao, được nhiều doanh nghiệp FDI tin tưởng.
• Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng, cam kết minh bạch và rõ ràng.

Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài uy tín tại Việt Uy Tín

Sự chuyên nghiệp và uy tín, Việt Uy Tín là lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp và người lao động nước ngoài khi cần xin giấy phép lao động.

→ Xem thêm: 

Dịch vụ làm công văn nhập cảnh | Dịch vụ làm thẻ tạm trú | Dịch vụ visa Việt Nam | Dịch vụ gia hạn visa

Hình thức xử phạt khi người nước ngoài không có giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài và doanh nghiệp tại Việt Nam cần đặc biệt lưu ý tuân thủ quy định pháp luật về giấy phép lao động. Trường hợp vi phạm, sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP với các mức cụ thể sau:

• Đối với người sử dụng lao động:
  • Phạt tiền 1.000.000 – 3.000.000 đồng: Không báo cáo, báo cáo sai nội dung hoặc sai thời hạn về tình hình sử dụng lao động nước ngoài.
  • Phạt tiền 5.000.000 – 10.000.000 đồng/người (tối đa 75 triệu đồng): Sử dụng lao động nước ngoài không đúng nội dung trên giấy phép lao động/văn bản xác nhận.
• Phạt tiền theo số lượng người lao động vi phạm:
  • 30.000.000 – 45.000.000 đồng: Vi phạm từ 01 đến 10 người.
  • 45.000.000 – 60.000.000 đồng: Vi phạm từ 11 đến 20 người.
  • 60.000.000 – 75.000.000 đồng: Vi phạm từ 21 người trở lên.
• Đối với người lao động nước ngoài:
  • Phạt tiền 15.000.000 – 25.000.000 đồng nếu:
    • Làm việc không có giấy phép lao động hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép.
    • Sử dụng giấy phép/văn bản xác nhận đã hết hiệu lực.
• Hình thức xử phạt bổ sung: Người lao động nước ngoài có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam nếu vi phạm quy định tại khoản 3 Điều 32.

Hình thức xử phạt khi người nước ngoài không có giấy phép lao động

Có thể thấy, mức xử phạt đối với hành vi sử dụng lao động nước ngoài trái phép là rất nghiêm khắc. Vì vậy, cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động đầy đủ, đúng theo quy định pháp luật.

Những câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động cho người nước ngoài

Trong quá trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam, ắt hẳn không ít người có rất nhiều thắc mắc. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến mà doanh nghiệp và người lao động thường quan tâm.

Người nước ngoài có GPLĐ có được cấp thẻ tạm trú không?

Người nước ngoài đã được cấp giấy phép lao động hợp pháp sẽ đủ điều kiện để xin thẻ tạm trú tại Việt Nam. Thẻ tạm trú có thời hạn tối đa tương ứng với thời hạn của giấy phép lao động.

Không có giấy phép lao động thì bị phạt như thế nào?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, người nước ngoài làm việc mà không có giấy phép lao động sẽ bị trục xuất. Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài trái phép có thể bị phạt tiền từ hàng chục đến hàng trăm triệu đồng.

Có thể tự làm giấy phép lao động không hay bắt buộc phải qua dịch vụ?

Người lao động hoặc doanh nghiệp có thể tự thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động nếu nắm rõ quy trình và quy định pháp luật. Tuy nhiên, thủ tục phức tạp, yêu cầu nhiều loại giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng. Vì vậy, đa số doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro hồ sơ bị trả lại.

Giấy phép lao động được cấp cho vị trí nào? Có được làm việc trái vị trí không?

Giấy phép lao động chỉ có giá trị đối với vị trí công việc, chức danh và địa điểm làm việc đã ghi rõ trong giấy phép. Người nước ngoài không được phép làm việc trái vị trí hoặc chuyển sang đơn vị khác nếu chưa xin điều chỉnh hoặc cấp lại giấy phép lao động. Việc vi phạm sẽ dẫn đến nguy cơ giấy phép bị thu hồi và bị xử phạt theo quy định.

Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam có cần giấy phép lao động không?

Người nước ngoài đã kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam thuộc trường hợp được miễn giấy phép lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp sử dụng lao động vẫn cần làm thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro.

Kết luận

Giấy phép lao động cho người nước ngoài là tài liệu bắt buộc để người nước ngoài có thể làm việc tại Việt Nam. Việt Uy Tín với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này cam kết mang đến giải pháp nhanh chóng, uy tín và an toàn. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ trọn gói nhé!

→ Có thể bạn quan tâm: Dịch vụ gia hạn visa Việt Nam cho người nước ngoài | Việt Uy Tín