Bạn đang băn khoăn về thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài hiện nay? Việc thực hiện không đúng quy trình có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian và công sức. Hãy cùng Việt Uy Tín tìm hiểu về giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài chi tiết trong bài viết này!
Giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là gì?
Giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là việc doanh nghiệp trình bày lý do tuyển dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Thủ tục này nhằm chứng minh rằng vị trí tuyển dụng không thể thuê lao động trong nước và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Khái niệm tổng quan về giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Ngoài ra, doanh nghiệp cần có văn bản phê duyệt nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp. Đây là một trong những giấy tờ quan trọng để bổ sung vào hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Lưu ý: Nghị định 219/2025 NĐ/CP có hiệu lực từ ngày 7/08/2025 đã tích hợp giải trình nhu cầu sử dụng người lao động vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.
→ Xem ngay:
Dịch vụ làm giấy phép lao động | Dịch vụ visa Việt Nam | Dịch vụ gia hạn visa Việt Nam | Dịch vụ xin công văn nhập cảnh | Dịch vụ làm thẻ tạm trú
Thời hạn giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là bao lâu?
Theo Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ/CP, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ giải trình nhu cầu ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Quy định mới này giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian chuẩn bị.
Thời hạn giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là 10 ngày
Thủ tục giải trình được tích hợp vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động để cơ quan có thẩm quyền thẩm định nhanh chóng. Toàn bộ quy trình sẽ hoàn tất trong vòng 10 ngày làm việc, đảm bảo tiết kiệm thời gian và thuận lợi hơn cho người sử dụng lao động.
→ Xem thêm: Thời hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài ở đâu?
Theo cập nhật mới nhất của Nghị định 219/2025/NĐ/CP, người sử dụng lao động nộp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động theo các hình thức như sau:
- Nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ Công quốc gia
- Nộp trực tiếp qua dịch vụ bưu chính công ích, thuê dịch vụ của doanh nghiệp/cá nhân hoặc ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương.
Lựa chọn phương thức nộp báo cáo phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động về thời gian và sớm hoàn thiện nguồn nhân lực cho công ty.
→ Xem thêm:
- Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động chi tiết nhất
- Mẫu giấy phép lao động mới nhất 2026
- Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động chuẩn xác
- Miễn giấy phép lao động | Cập nhật thủ tục và hồ sơ mới nhất 2026
[Cập nhật] Thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
Để thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài, bạn có thể nộp trực tuyến hoặc nộp trực tiếp tùy theo nhu cầu.
Nộp trực tuyến hồ sơ qua Cổng dịch vụ Công quốc gia
Hình thức nộp trực tuyến hiện nay được nhiều doanh nghiệp lựa chọn vì sự tiện lợi, tiết kiệm thời gian và công sức đi lại. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết nộp hồ sơ:
Bước 1: Đầu tiên, hãy truy cập vào trang web chính thức Cổng dịch vụ Công quốc gia. Sau đó, chọn Đăng nhập tài khoản.
Bước 2: Tại đây, bạn hãy chọn đăng nhập vào tài khoản dành cho doanh nghiệp để được thực hiện nộp hồ sơ.
Bước 3: Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp bằng USB ký số. Nếu chưa có tài khoản, chọn Đăng Ký để tạo tài khoản mới.
Bước 4: Vì mẫu giải trình nhu cầu sử dụng người lao động đã được tích hợp cùng với mẫu đề nghị cấp giấy phép lao động. Chính vì thế, bạn hãy nhập Cấp giấy phép lao động tại mục tìm kiếm và chọn Cấp giấy phép lao động dành cho người nước ngoài tại Việt Nam.
Bước 5: Tiếp theo, chọn cơ quan thực hiện và nhấn chọn Đồng ý để đến bước nộp hồ sơ.
Bước 6: Chọn Nộp trực tuyến để bắt đầu thủ tục.
Bước 7: Kế tiếp, hệ thống sẽ chuyển đến trang điền thông tin hồ sơ. Tại đây, bạn hãy nhập tất cả thông tin về hồ sơ doanh nghiệp.
Bước 8: Đảm bảo hoàn tất các thông tin, tải hồ sơ và thanh toán lệ phí. Cuối cùng, nộp hồ sơ để hoàn tất thủ tục.
Bước 9: Trong vòng 10 ngày kể từ khi hệ thống ghi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan xét duyệt sẽ xem xét và chấp thuận nhu cầu của bạn.
Các bước thực hiện online tuy đơn giản nhưng cần sự chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng để tránh thiếu sót trong quá trình hoàn tất thủ tục.
Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền
Ngoài bước nộp trực tuyến, bạn cũng có thể lựa chọn hình thức nộp trực tuyến tại cơ quan có thẩm quyền. Các bước thực hiện chi tiết:
Bước 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03. Thủ tục này cần được thực hiện không ít hơn 10 ngày trong vòng 60 ngày tính đến ngày người lao động dự kiến làm việc.
Hồ sơ đã chuẩn bị sẽ được nộp thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương.
Bước 2: Tiếp theo, cơ quan tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền sẽ thẩm định và chấp thuận nhu cầu của người sử dụng lao động trong vòng 10 ngày làm việc.
Lưu ý: Nếu hồ sơ của bạn bị từ chối, cơ quan sẽ gửi văn bản nêu rõ lý do trong vòng 3 ngày.
Hoàn tất các bước trên sẽ giúp thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài của bạn diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn.
→ Xem thêm:
- Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026
- Dịch vụ tư vấn cấp lại giấy phép lao động chuyên nghiệp
- Quy trình làm Work permit cho người nước ngoài chuẩn xác
- Điều kiện, thủ tục thu hồi giấy phép lao động cho người nước ngoài
Các trường hợp không cần giải trình nhu cầu sử dụng lao động người nước ngoài
Theo quy định, đơn vị được phép bỏ qua thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động người nước ngoài trong các trường hợp sau:
- Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam.
- Người lao động nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam dưới 03 tháng để chào bán dịch vụ.
- Người vào Việt Nam dưới 03 tháng để xử lý sự cố kỹ thuật, công nghệ phức tạp mà chuyên gia trong nước không làm được.
- Luật sư nước ngoài có chứng chỉ hành nghề hợp pháp tại Việt Nam.
- Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và hiện đang sinh sống tại Việt Nam.
- Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn vào công ty TNHH từ 3 tỷ đồng trở lên.
- Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
- Người vào Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên môn, thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, thẩm định, theo dõi dự án ODA theo điều ước quốc tế.
- Cá nhân được Bộ Ngoại giao cho phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam.
- Tình nguyện viên nước ngoài theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
- Người vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày và không quá 03 lần/năm tại vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật.
- Người vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế do cơ quan, tổ chức cấp Trung ương hoặc cấp tỉnh ký kết.
- Học sinh, sinh viên nước ngoài học tập tại trường đào tạo nước ngoài có liên kết thực tập tại Việt Nam theo thỏa thuận.
- Người thân của thành viên thuộc cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam.
- Người có hộ chiếu làm việc tại cơ quan của nhà nước, các tổ chức chính trị – xã hội.
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
- Người lao động nước ngoài vào Việt Nam giảng dạy, nghiên cứu theo xác nhận của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Hoặc hiệu trưởng, phó hiệu trưởng do cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.
Lưu ý: Các trường hợp trên của Nghị định 152/2020/NĐ/CP đã hết hiệu lực từ khi Nghị định 219/2025/NĐ/CP được ban hành.
Trường hợp không cần giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài
Những trường hợp này được miễn giải trình để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động làm việc và hợp tác quốc tế tại Việt Nam.
Các thắc mắc thường gặp
Dưới đây là những thắc mắc phổ biến giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Sau khi giải trình công ty được tiến hành tuyển dụng lao động nước ngoài khi nào?
Doanh nghiệp được phép tuyển dụng lao động nước ngoài sau khi nhận văn bản chấp thuận từ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.
Báo cáo giải trình nhu cầu, thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo mẫu nào?
Doanh nghiệp sử dụng mẫu số 01/PLI – Nghị định 70/2023/NĐ-CP để giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài. Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi nhu cầu sử dụng người nước ngoài, hãy sử dụng mẫu số 02/PLI – Nghị định số 70/2023/NĐ-CP.
Kết luận
Giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài là thủ tục quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp tuyển dụng hợp pháp. Nếu bạn đang gặp khó khăn về quy trình này, Việt Uy Tín sẽ tư vấn chi tiết để bạn thực hiện đúng quy định. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn ngay hôm nay nhé!
→ Xem thêm: Danh sách bệnh viện khám sức khỏe cho người nước ngoài xin giấy phép lao động
